Dergelijke apps moeten volgens artikel 1 van het KB van 30 december 2009 als kassasysteem beschouwd te worden indien zij ‘uitgaande handelingen registreren’.
Dit is steeds het geval in elk van de volgende onderstaande situaties:
- op de tickets van bar- en/of keukenprinter of het scherm/tablet van de uitbater, worden behalve het aantal en de omschrijving van het artikel, ook prijzen vermeld,
- de klant kan afrekenen op basis van voormelde tickets of na raadplegen van het scherm/tablet van de uitbater,
- de klant rechtstreeks kan afrekenen in de app.
Indien de app zich beperkt tot het tonen van de menukaart en het gebruik van de app geen enkele mogelijkheid biedt tot het afrekenen van de restaurantdienst wordt deze bijgevolg niet als kassasysteem aangemerkt.
Voor horecazaken die onder de GKS-verplichting vallen betekent dit dat de app die ze gebruiken
- ofwel als geregistreerd kassasysteem (GKS) moet gecertificeerd zijn en met en black box moet communiceren (FDM)
- ofwel rechtstreeks communiceert met hun bestaand GKS (integratie via API).
Dit laatste wordt al door enkele apps en kassaproducenten ondersteund en is sterk aan te bevelen.
Het gebruik van een app die als kassasysteem kan beschouwd worden (zie hoger) en die niet is gecertificeerd als GKS of die niet communiceert met een bestaand GKS kan aanleiding geven tot het opleggen van administratieve boete van minimaal 1.500 euro (of 3.000 euro indien hierbij effectief fraude werd vastgesteld).
Deze integratie moet door de kassaproducenten wel bij het GKS-team van de FOD Financiën ter certificatie aangeboden worden, maar geldt dan uiteraard onmiddellijk ook voor alle horecazaken die er gebruik van maken.
Er wordt tot slot aan herinnerd dat bij het beëindigen van de restaurantdienst aan de klant ALTIJD een btw-kasticket van een GKS moet worden uitgereikt. Dat houdt in dat bestellingen die werden doorgegeven via een app, die wel aan de hierboven vermelde voorwaarden voldoet maar niet is geïntegreerd in het GKS, manueel in het GKS moeten worden ingebracht.
De originele digitale gegevens van de app moeten bovendien, conform de algemene bewaarverplichting inzake btw (artikel 60 van het WBTW), bewaard blijven en door de uitbater kunnen voorgelegd worden bij fiscale controle (artikel 61 WBTW).
