L'obligation de délivrer un ticket de caisse issu du système de caisses enregistreuses prend fin au moment où l'assujetti cesse définitivement l'activité qui consiste en la fourniture de prestations de restaurant ou de restauration.
Cette disposition doit être comprise comme suit.
Exemple - café
En plus des boissons, un café fournit également des repas légers, comme par exemple des spaghettis et des croque-monsieur, qui lui font dépasser le seuil de 25.000 euros. L’exploitant doit donc utiliser un système de caisse enregistreuse. Il délivre des tickets de caisse pour toutes les opérations, tant au client qui consomme un repas léger sur place qu’à celui qui ne boit qu’un café.
En 2017, le chiffre d’affaires des repas légers descend sous les 25.000 euros. Il doit néanmoins continuer à utiliser le système de caisse enregistreuse. Lorsqu’à partir du 1er août 2018, l’exploitant décide de ne plus proposer de repas légers dans son café, et donc de se limiter à la fourniture de boissons, il peut cesser d’utiliser un système de caisse enregistreuse.
Exemple - restaurant
Un restaurant chinois, tenu au dépôt de déclarations périodiques trimestrielles, fournit à la fois des repas à consommer sur place et des repas à emporter. En 2016, les repas à consommer sur place ont généré un chiffre d’affaires de 10.000 euros. Aucun ticket de caisse d’un système de caisse enregistreuse ne doit donc être délivré. La situation est identique en 2017. Au cours du 3e trimestre 2018, le restaurant constate que le chiffre d'affaires global en service de restaurant et de restauration, réalisé pendant l'année civile 2018, a dépassé le seuil de 25.000 euros. Un système de caisse enregistreuse doit dès lors être mis en service au plus tard à la fin du mois de décembre 2018.
Au cours de l’année 2021, l’assujetti décide de s’orienter principalement vers les repas à emporter et les repas à consommer ne génèrent alors plus que 5.000 euros de chiffre d’affaires. Cet assujetti doit toutefois continuer à délivrer des tickets de caisse au moyen du système de caisse enregistreuse. L’utilisation d’un système de caisse enregistreuse ne perd son caractère obligatoire que si l’assujetti décide de ne plus fournir de repas à consommer sur place et ne propose plus que des repas à emporter.
Conservation
Tous les livres et documents relatifs à l’activité exercée doivent être conservés durant sept ans à compter du 1er janvier de l’année qui suit :
- leur clôture s’il s’agit de livres
- leur date s’il s’agit d’autres documents
Sont entre autres visés par cette mesure :
- le Fiscal Data Module et les données qui y sont stockées
- la VAT Signing Card
- les données stockées dans la caisse dont le journal électronique, les rapports financiers journaliers et les rapports d’utilisateur, les commandes détaillées de la gestion de table, les enregistrements sur les comptes clients…
Mais également :
- les carnets de notes et bons de commande utilisés par les serveurs pour prendre note des commandes
- le livre des réservations, commandes, paiements d’acomptes…
Si l’assujetti utilise la fonction « gestion de table » de son système de caisse enregistreuse, chaque commande est conservée de manière détaillée dans le journal électronique de son système de caisse enregistreuse et un « résumé » (qui comprend la base d’imposition par taux) est verrouillé et conservé sur le Fiscal Data Module. Suivant la volonté de l’exploitant, cette commande peut également être transférée et imprimée comme ticket de bar ou ticket de cuisine. Ce ticket papier ne comporte la plupart du temps aucun prix ni autre donnée TVA. Sur un plan technique TVA, il est admis que la conservation digitale des commandes dans le journal électronique et le résumé dans le Fiscal Data Module suffisent. Sous ces conditions, le ticket de bar ou le ticket de cuisine papier ne doivent donc pas être conservés.
Si l’exploitant ne fait toutefois PAS usage de la fonction précitée, la commande est alors d’abord notée sur des carnets, petites cartes, souches... avant d’être transmise à la cuisine et/ou au bar. L’enregistrement dans le système de caisse enregistreuse n’est alors effectué qu’au moment où le client réclame l’addition. Dans ce cas, il ne fait aucun doute que ces carnets, petites cartes, souches... sont visés par l’obligation de conservation et qu’ils servent en outre de pièce justificative pour l’enregistrement dans le système de caisse enregistreuse.
