Administratieve formaliteiten in geval van technische problemen
In geval van technische problemen met de VAT Signing Card (VSC)
In geval van technische problemen met de Fiscal Data Module (FDM)
In geval van technische problemen met het kassasysteem
Administratieve formaliteiten in geval van technische problemen
Vanaf de ingebruikneming van het geregistreerde kassasysteem, moet de belastingplichtige, op de plaats waar het geregistreerde kassasysteem is geïnstalleerd, in het bezit zijn van een voorraad rekeningen of ontvangstbewijzen als bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1 (artikel 21bis, § 4, tweede lid, van het koninklijk besluit nr. 1).
Ingeval de werking van het geregistreerde kassasysteem om welke reden ook is verstoord is de belastingplichtige ertoe gehouden een rekening of een ontvangstbewijs uit te reiken (art. 21bis, § 4, derde lid, van het koninklijk besluit nr. 1).
Teneinde te garanderen dat een belastingplichtige die gebruik maakt van het geregistreerde kassasysteem (verplicht of vrijwillig) ten allen tijde aan zijn fiscale verplichtingen kan voldoen, dient hij voor elke periode waarin zijn geregistreerd kassasysteem niet kan functioneren, krachtens artikel 21bis, § 5, van het koninklijk besluit nr. 1, als volgt te handelen:
- hij bewaart een voorraad rekeningen of ontvangstbewijzen op de locatie waar zijn geregistreerd kassasysteem is opgesteld. Deze voorraad moet voldoende groot zijn, rekening houdend met de omvang van zijn economische activiteit. Deze voorraad moet aanwezig zijn vanaf de datum van ingebruikname van zijn geregistreerd kassasysteem;
- Hij brengt het GKS-team van de FOD Financiën, binnen de 7 kalenderdagen op de hoogte van de technische problemen met zijn geregistreerd kassasysteem door het versturen van een e-mail naar secr.gksce@minfin.fed.be. Hij vermeldt hierin kort de aard van het probleem en de datum en uur vanaf wanneer er geen correct kasticket door het geregistreerde kassasysteem meer kon worden uitgereikt. In geval het defect reeds is opgelost bij de verzending van deze mail, vermeldt hij eveneens de datum en het uur vanaf wanneer hij opnieuw correct kastickets kon uitreiken met zijn geregistreerd kassasysteem, de hoeveelheid rekeningen of ontvangstbewijzen die werden uitgereikt en de begin- en eindnummers van de uitreikte rekeningen of ontvangstbewijzen. In het geval het defect nog niet is opgelost bij de zending van de eerste mail maken deze gegevens het voorwerp uit van een afzonderlijke mail;
- in elk geval van technische problemen, waardoor geen correct kasticket met het geregistreerde kassasysteem kan worden uitgereikt, moet er een rekening of ontvangstbewijs worden uitgereikt voor het verschaffen van maaltijden en van dranken die bij die maaltijden worden verbruikt. Er wordt opgemerkt dat tijdens de noodprocedure het uitreiken van een rekening of ontvangstbewijs niet kan vervangen worden door het uitreiken van een factuur, zelfs niet wanneer de factuur wordt uitgereikt wanneer de dienst is verricht of op het tijdstip van de levering.
Technische onderbrekingen moeten steeds gemeld worden. Indien deze procedure niet correct en volledig wordt gevolgd, wordt de betrokken belastingplichtige geacht geen controledocument te hebben uitgereikt.
In geval van technische problemen met de VAT Signing Card (VSC)
De belastingplichtige meldt onverwijld elk slecht functioneren van de aan hem bedeelde VSC en vraagt de FOD Financiën om vervanging ervan. Zowel de aanvraag als de buitengebruikstelling van een VSC gebeurt via de webapplicatie (website FOD Financiën financien.belgium.be > E-services > Registratiemodule Geregistreerd Kassasysteem) Ondertussen past hij de procedure toe zoals hierboven vermeld.
Van zodra de belastingplichtige zijn nieuwe (vervangende) VSC van de FOD Financiën heeft ontvangen, dient hij deze onverwijld in de FDM in te brengen, waarbij éénmalig de activatie met pincode dient te gebeuren.
De VSC wordt beschouwd als een stuk met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid dat, gelet op artikelen 60 en 61, van het Btw-Wetboek, moet bewaard worden gedurende de normale wettelijke periode en moet voorgelegd worden op ieder verzoek van de controlerende ambtenaar.
In geval van technische problemen met de Fiscal Data Module (FDM)
De belastingplichtige brengt de administratie onverwijld op de hoogte van de buitengebruikstelling van een FDM, alsook van de ingebruikname van een nieuwe FDM via de webapplicatie (website FOD Financiën financien.belgium.be > E-services > Registratiemodule Geregistreerd Kassasysteem).
Gelet op artikelen 60 en 61, van het Btw-Wetboek, dient de belastingplichtige alle gegevens opgeslagen in de FDM gedurende de normale wettelijke periode te bewaren. Hij dient hiertoe de volledige FDM blijvend te bewaren.
Om technische analyses door verdeler/producent (al of niet in het kader van de wettelijke garantiebepalingen) evenwel mogelijk te maken, wordt toegestaan dat de FDM wordt verwijderd van de oorspronkelijke plaats van opstelling, indien hierbij voldaan wordt aan volgende voorwaarden:
- de belastingplichtige neemt zelf via activering (inbrengen van SD kaart) van poort 3 een (automatische) volledige kopie van de gegevens en bewaart deze SD kaart met de gegevens voor de voormelde periode en;
- de belastingplichtige behoudt de defecte FDM op de exploitatiezetel voor een periode van één maand, teneinde de administratie toe te laten zelf een kopiename te verrichten, indien zij dit wenselijk acht.
Ondertussen past hij de procedure toe zoals hierboven vermeld.
In geval van technische problemen met het kassasysteem
In dit geval is de belastingplichtige in de onmogelijkheid om enige transactie via zijn geregistreerd kassasysteem te registreren (d.w.z. het inbrengen van PLU-gegevens en/of het afdrukken van een geldig kasticket). Het oplossen van dergelijke problemen behoort tot de werkrelatie tussen de belastingplichtige en de verkoper/verdeler van zijn kassasysteem.
