Waar dienen we de aanvraag tot certificatie in ?

11/07/2016

U kunt dit persoonlijk indienen op de kantoren van de bevoegde dienst, of per post op volgend adres : FOD Financiën t.a.v. Werkgroep GKS, North Galaxycomplex Toren A17, Koning Albert II-laan 33 bus 484, 1030 Schaarbeek

Andere vragen over dit thema

  • Best practices certificatie

    Op basis van jullie feedback en onze bevindingen tijdens de lopende certificatieprocedures, sommen we hier een aantal best practices op die jullie kunnen helpen bij de ontwikkeling:

    1. Om communicatieconflicten tussen het kassasysteem en de FDM tot een absoluut minimum te herleiden is het aan te bevelen dat het kassasysteem op regelmatige tijdstippen de status van de FDM verifieert. Vooral als het kassasysteem een restart doet, is het raadzaam een request naar de FDM status en FDM identification uit te voeren, vooraleer een request "hash & sign" te versturen.
    2. Het kassasysteem mag een "send PIN" request ("P") alleen versturen in antwoord op de prioritaire foutcodes 202 of 204
    3. In het Request "J" (journaal) bepaalt veld 4 de lengte van de data die wordt meegestuurd in veld 6. Als u de in veld 6 beschikbare maximale lengte van 256 hexadecimale symbolen benut, wat overeenstemt met 128 databytes, bedraagt de waarde in veld 4 256. Benut u de maximale lengte van veld 6 niet, geef dan de exacte lengte in hex-symbolen weer (min. 2 ).
    4. Voor een serieel protocol is het best practice een volgende boodschap pas te versturen als de vorige volledig werd afgehandeld, inclusief alle toegelaten retries.
    5. Eens gepersonaliseerd, bevatten de VSC's het FDM-id van het toestel waarvoor de belastingplichtige uitbater aangaf de VSC te gaan gebruiken. Het gebruiken van de gepersonaliseerde VSC in een andere FDM als deze waarvoor de kaart werd geïnitialiseerd, is niet blokkerend. Wel zal bij elk gebruik een waarschuwing naar de FDM worden verzonden. Het heeft praktisch dan ook geen nut om deze waarschuwing door te zenden naar het kassasysteem.
    6. Zorg ervoor dat zowel het kassasysteem als de fiscale data module bij het request "P" (send pin code) de juiste samenstelling van deze pin nakijken inzake lengte, aanwezigheid blancs...
    Lees meer
  • Wat met nieuwe softwareversies ?

    Pas als de soft- of hardware dermate wijzigt dat hij de technische bepalingen van de regelgeving verstoort, moet een nieuwe aanvraag tot certificatie worden ingediend door de producent.

    Zo wordt het debuggen van een systeem niet als wijziging van de software beschouwd.

    In geval van twijfel raden we u aan contact op te nemen met de bevoegde dienst.

    Lees meer
  • Hoeveel kost de certificatieprocedure aan de producent?

    Daarop kan de Administratie geen antwoord verschaffen, omdat de kostprijs in relatie staat tot de interne bedrijfsbeslissingen dienaangaande. Veel hangt af of de testen van het systeem intern of extern worden uitgevoerd.

    Lees meer
  • Wat als de certificatie van mijn model werd geweigerd ?

    Zo'n beslissing bevat steeds de redenen van die weigering en zal u niet onverwacht worden meegedeeld.

    Wanneer tijdens de testen van de certificatieprocedure problemen inzake conformiteit worden vastgesteld, zal de bevoegde dienst steeds contact met u opnemen om de zaken op te helderen.

    Na kennisname van de reden(en) van de beslissing tot weigering, beschikt u over volgende opties:

    • U erkent de niet-conformiteit van het toestel, voert de nodige aanpassingen door en presenteert de aangepaste versie opnieuw ter certificatie aan de bevoegde dienst
    • U betwist de beslissing van de Administratie. De rechtbank van eerste aanleg is hierbij de bevoegde juridische instantie.
    Lees meer
  • Hoe weet de verdeler/eindgebruiker welke modellen gecertificeerd zijn ?

    U wordt opgenomen in de door ons gepubliceerde lijst van producenten/invoerders van gecertificeerde toestellen.

    Deze lijst zal via deze site ter beschikking zijn van zowel producenten, invoerders, verdelers en eindgebruikers. Van zodra er toestellen gecertificeerd zijn, wordt de lijst online geplaatst.

    Vervolgens wordt deze lijst wekelijks geactualiseerd.

    Lees meer
  • Hoelang duurt de certificatieprocedure en wat zijn de grote lijnen ?

    Onder normale omstandigheden duurt een certificatieprocedure maximum drie maanden.

    Van zodra de Administratie uw aanvraag ontvangt, starten de drie maanden waarover de Administratie beschikt om een beslissing te nemen.

    Tijdens de certificatieprocedure voeren we testen uit op de modellen die u ons bezorgde in het kader van uw dossier.

    Als uw aanvraagdossier onvolledig is, of als tijdens de testen onduidelijkheden opduiken, zal men u een verzoek tot bijkomende informatie sturen. De tijd die verstrijkt tussen het verzenden van het verzoek tot bijkomende informatie en het ontvangen van de verzochte informatie, heeft een opschortend karakter. Dit betekent dat die periode wordt toegevoegd aan de drie maanden die de Administratie tot haar beschikking heeft om een beslissing te nemen in uw dossier.

    Dit betekent ook dat uw dossier voor onbepaalde tijd opgeschort blijft, als u de bijkomende informatie niet overmaakt aan de bevoegde dienst.

    Van zodra de Administratie alle testen voltooid heeft, zal een beslissing worden opgemaakt

    Bij een positieve beslissing kennen we u een certificatienummer toe in de webapplicatie. U ontvangt hiervan automatisch een e-mail. De schriftelijke beslissing ontvangt u per post.

    Een negatieve beslissing wordt u steeds per post toegestuurd. Daarin zal duidelijk vermeld staan waarom niet tot certificatie kon worden overgegaan

    Lees meer
  • Hoe wordt een aanvraagdossier samengesteld?

    Het aanvraagformulier bevat een overzicht van alle elementen waaruit een aanvraagdossier moet bestaan.

    Dit dossier omvat de reglementair voorziene stukken én de informatie die u noodzakelijk acht voor een vlot verloop van de certificatieprocedure.

    De overzichtslijst is een bijlage van het aanvraagformulier. De lijst laat u toe de volledigheid van uw dossier te controleren vooraleer u uw aanvraag indient.

    Veiligheidshalve vraagt de Administratie u ook een persoon aan te stellen die als uniek contactpersoon zal optreden voor de Administratie tijdens deze procedure. Dit om vertragingen ten gevolge van slechte communicatie te vermijden. Zorg er dus voor dat alle gegevens van deze persoon zorgvuldig ingevuld zijn.

    De handleiding FDM en/of de kassasystemen die u ondersteunt in de opmaak van uw aanvraagdossier, kan u schriftelijk opvragen via secr.gksce@minfin.fed.be

    In dit mailtje vermeldt u :

    • uw ondernemingsnaam, adres, contactpersoon
    • uw btw-nummer
    • het product in kwestie

    U ontvangt de elektronische handleiding binnen de 3 werkdagen.

    Lees meer
  • Waar vinden we het aanvraagformulier tot certificatie ?

    Het aanvraagformulier is als bijlage opgenomen in de circulaire over de technische specificaties waaraan het GKS in de horecasector moet voldoen.

    De elektronische versie kunt u hier downloaden:

    Download aanvraagformulier tot certificatie FDM
    Download aanvraagformulier tot certificatie kassasysteem

    Lees meer
  • Vanaf wanneer kunnen we FDM's of GKS laten certificeren ?

    Sinds eind 2013 zijn de nodige technische specificaties waaraan het GKS in de horecasector moet voldoen gepubliceerd. U kan sindsdien een certificatieaanvraag voor een FDM of een kassasysteem indienen.

    Lees meer
  • Wie stelt simulatiesoftware ter beschikking ?

    De FDM producenten zullen zelf simulatiesoftware aanbieden. Of dit kosteloos, vrijblijvend of betalend zal zijn is een commerciële keuze waarop de Administratie geen invloed kan uitoefenen.

    Lees meer