Een onderneming kan vrijgesteld worden van het uitreiken van een controledocument in de bedrijfsmesse voor zover de volgende voorwaarden samen vervuld zijn:
- De activiteit van de onderneming is een andere activiteit dan de horeca-activiteit
- De bedrijfsmesse is slechts toegankelijk voor personeelsleden van de onderneming en eventueel voor het personeel van een gelieerde onderneming. De personen die door middel van een outsourcingscontract op middellange of op lange termijn tewerkgesteld zijn bij de outsourcer (vb. inzake IT), mogen ook als (gelieerde) personeelsleden worden beschouwd voor het gebruik van de bedrijfsmesse. In zeer beperkte mate mogen genodigden ook gebruik maken van het bedrijfsmesse (de genodigden mogen maximum vijf procent van de omzet exclusief btw van het bedrijfsmesse uitmaken).
- De bedrijfsmesse is enkel toegankelijk tijdens de werkuren.
De tolerantie is enkel van toepassing op de relatie tussen een onderneming en haar personeel, zoals omschreven in het tweede streepje hierboven. De belastingplichtige (vb. traiteur,...) die op zijn beurt de maaltijden verstrekt aan de bedoelde onderneming is niet ontheven van de verplichtingen met betrekking tot het geregistreerde kassasysteem (zie tweede voorbeeld).
Voorbeeld 1
Mijn onderneming heeft een bedrijfsrestaurant en heeft personeel in dienst die zorgt voor de aankopen, de bereidingen en de bediening van de maaltijden. Het is met andere woorden mijn onderneming zelf die de restaurantdienst verricht.
Wanneer de drie voorwaarden voldaan zijn, hoeft mijn onderneming geen GKS te installeren. Mijn personeel hoeft geen GKS-tickets te ontvangen en evenmin btw-bonnetjes.
Mijn onderneming dient een dagboek van ontvangsten te houden en de inschrijvingen te verrichten op basis van gedateerde verantwoordingsstukken, volgens de normale regels van artikelen 14 en 15 van het koninklijk besluit nr. 1.
Voorbeeld 2
Mijn onderneming heeft een bedrijfsmesse toegankelijk voor de personeelsleden maar doet een beroep op een derde voor de uitbating van het restaurant. Wanneer de drie bovenstaande voorwaarden voldaan zijn, hoeven er noch GKS-tickets, noch btw-bonnetjes te worden uitgereikt aan de personeelsleden die gebruik maken van de bedrijfsmesse.
De derde, die als professionele activiteit restaurant- of cateringdiensten verricht, moet hoogstwaarschijnlijk, na toepassing van de grens van 25.000 euro, een GKS in gebruik nemen. De volledige omzet moet steeds in het kassasysteem opgenomen worden.
De derde neemt steeds de totale prijs van de in de bedrijfsmesse verrichte handelingen op in zijn GKS, ongeacht of hetzij de personeelsleden de volledige prijs zelf betalen, hetzij mijn onderneming tussenkomt. Het ticket moet in principe worden uitgereikt op het tijdstip van de voltooiing van de dienst. Er wordt echter aanvaard dat er dagelijks slechts één ticket per dag totaal wordt aangemaakt dat zowel de prijs betaald door het personeelslid als de tussenkomst van mijn onderneming omvat.
De derde int bijvoorbeeld voor de maaltijd 3 euro van het personeelslid, terwijl mijn onderneming eveneens nog 5 euro bijdraagt. Zowel de 3 euro als de 5 euro dient opgenomen te worden in het GKS van de derde.
De derde int bijvoorbeeld voor de maaltijd 8 euro bij mijn onderneming en ik reken vervolgens zelf af met mijn personeelslid. Er wordt 8 euro opgenomen in het GKS van de derde.
De derde heeft bijkomend de verplichting mij een factuur uit te reiken, voor mijn tussenkomst in de prijs, uiterlijk de 15de dag van de maand na die waarin de handelingen werden verricht. Als bijkomende tolerantie wordt toegestaan dat de dagelijks met het GKS aangemaakte tickets pas op dezelfde uiterlijke datum worden uitgereikt, door ze te hechten aan de factuur. Mijn onderneming ontvangt bijgevolg een factuur voor haar tussenkomst in de prijs, en tickets van het GKS voor de totale prijs (haar tussenkomst en betalingen door de personeelsleden) als controledocument. Indien mijn onderneming niet tussenkomt in de prijs en de bedragen door de derde bij het personeelslid geïnd worden, dient de derde de tickets die per dag totaal worden opgemaakt toch aan mijn onderneming uit te reiken. Toegestaan wordt dat deze niet dagelijks worden uitgereikt, maar worden verzameld en bijvoorbeeld eenmaal per maand worden uitgereikt.
Het GKS van de derde mag centraal, bijvoorbeeld in zijn administratieve zetel worden gehouden. Er hoeft met betrekking tot de inkomsten van de bedrijfsmesse in dit geval, geen afzonderlijk dagboek van ontvangsten te worden gehouden.
