Hoe verloopt de registratieprocedure voor de horeca-uitbater ?

08/07/2016

U moet zich online registreren als GKS-gebruiker.

Deze registratie verloopt als volgt:

  • Zorg ervoor dat u uw identiteitskaart en btw nummer bij de hand heeft
  • Verschaf u toegang tot de registratietoepassing. U bevindt zich onmiddellijk in uw persoonlijke account.
  • Vervolledig uw persoonlijke account in de applicatie
  • Registreer al uw horeca inrichting(en) waar u een GKS wil of moet gebruiken

U ontvangt per kerende mail van ons de uiterlijke installatiedatum van uw GKS in 2015. Ten laatste op die datum moet er een GKS in uw zaak actief zijn.

Van zodra u uw GKS activeert, geniet u de doelgroepvermindering vanaf de eerste dag van het kwartaal dat volgt op de datum waarop u het GKS in gebruik nam. Welke administratieve stappen u vervolgens voor de RSZ moet ondernemen om de doelgroepvermindering te genieten, verneemt u op de site van onze collega's van de RSZ via deze link.

  • Bestel bij uw dealer de GKS-onderdelen die u nodig heeft. Dat omvat steeds de Fiscale Data Module (FDM). Of u ook een kassasysteem bestelt, hangt er van of uw huidig systeem kan worden aangepast aan de karakteristieken van het gecertificeerd model.
  • Van zodra uw dealer over het product beschikt, zal hij de GKS-onderdelen in kwestie registreren in dezelfde online applicatie.Als gevolg daarvan, zal in uw account het serienummer van elk GKS-onderdeel van uw systeem verschijnen. Vraag aan uw dealer u een seintje te geven als hij uw onderdelen registreerde.
  • Bevestig via de tab "apparaten" de levering van de verschillende onderdelen
  • Maak de koppeling tussen de FDM en de kassa(s)
  • Vraag uw VAT Signing Card (VSC) aan

Deze kaart is het laatste GKS-onderdeel dat u nodig heeft. Met deze kaart activeert u uw de Fiscale Data Module (FDM). De activatie van de FDM betekent de activatie van het GKS in zijn totaliteit.

Maximum een week na uw aanvraag tot VSC ontvangt u twee brieven. Eén brief bevat uw VSC-kaart en de activatie-instructies. De tweede brief bevat de pincode die u nodig heeft om het GKS te activeren.

Download hier de gebruikersgids die u bij elke stap van uw registratieplicht begeleidt.

Andere vragen over dit thema

  • Wat als ik met een GKS werk en de juridische entiteit van mijn zaak wijzig?

    Het voldoen aan de registratieverplichtingen van het GKS, zorgt ervoor dat elk afzonderlijk GKS-onderdeel aan een onderneming op een bepaalde locatie - lees btw-nummer- wordt toegekend. Stel, u runt vandaag uw restaurant als eenmanszaak en gebruikt een GKS. Volgend jaar besluit u de eenmanszaak om te vormen tot bvba. Uiteraard wil u gewoon de GKS die u nu in uw eenmanszaak gebruikt gewoon verder gebruiken. Het enige verschil is dat het GKS niet langer door de eenmanszaak zal gebruikt worden, maar door de bvba.

    Het gebruik van een GKS houdt in dat uw verkopen in ononderbroken reeks bewaard worden en blijven, ook als u tijdens uw loopbaan de juridische entiteit van uw onderneming wijzigt. Uit praktisch oogpunt vormt dit geen bezwaar voor het gebruik van een GKS, en wel om volgende redenen :

    • het is perfect mogelijk gelijktijdig zaakvoerder te zijn van meerdere juridische entiteiten. Om de GKS correct verder te kunnen gebruiken, zal u de eenmanszaak het systeem moeten verkopen aan de bvba.
    • De registratieverplichtingen inzake GKS zijn administratief, en hebben geen invloed op het effectief gebruik van het systeem in uw zaak van zodra u het systeem activeerde

    Concreet gaat het als volgt in zijn werk:

    • U richt een bvba op, maar doekt de eenmanszaak nog niet op. U beschikt nu over 2 btw-nummers. Eén van de eenmanszaak, en één van de bvba. Zorg ervoor dat u ook voor de bvba de rol van wettelijk mandataris bekleedt.
    • U logt in op de registratiemodule GKS. Elke btw-nummer waaronder horeca activiteiten plaatsvinden, beschikt over een account in de toepassing. Omdat u nu wettelijk mandataris van 2 ondernemingen bent, verschijnt een keuzelijst met beide ondernemingen, vooraleer verder te gaan naar de juiste account in de toepassing.
    • U wil de GKS overdragen naar de bvba, dus log eerst in als eenmanszaak.
      Verkoop zowel de kassa als de FDM toe aan uw bvba
      Verlaat de toepassing
    • Log opnieuw in als bvba
      Accepteer de levering van de kassa en de FDM die u zonet als eenmanszaak aan uw bvba verkocht
      Koppel de kassa en de FDM
      Vraag nu uw VSC aan voor de bvba
      Log uit

    In afwachting van de ontvangst van uw nieuwe VSC op naam van uw bvba, werkt u gewoon verder met het GKS dat werd geactiveerd met de VSC die aan de eenmanszaak werd toegewezen.

    Bij ontvangst van de nieuwe VSC, haalt u de VSC van de eenmanszaak uit de FDM. U vervangt ze door de VSC van uw bvba en activeert opnieuw de GKS met de bijgeleverde VSC-codes van uw bvba. Vanaf nu worden alle handelingen van het GKS geregistreerd onder uw bvba.

    De gedeactiveerde VSC stuurt u terug naar de bevoegde dienst op het adres:

    FOD Financiën / Werkgroep GKS
    North Galaxycomplex Toren A27
    Koning Albert II-laan 33 bus 484
    BE - 1030 Schaarbeek

    Het is nu aan u om te beslissen of u de eenmanszaak ontbindt, of er een andere invulling aan geeft.

    Lees hier waar u de rol van wettelijk mandataris bekomt

    Lees meer
  • Problemen met de toepassing ?

    Bel onze ICT-hulplijn op het nummer 0257 257 57 en kies optie 2 : een technisch probleem

    Zij helpen u graag.

    Deze dienst is elke werkdag bereikbaar van 8 tot 17 uur.

    Lees meer
  • Waar vind ik de registratiemodule GKS ?

    U kunt inloggen via:

    • de E-service Geregistreerd kassasysteem van de FOD Financiën via www.financien.belgium.be > E-services > Geregistreerd kassasysteem
    • de link Registratiemodule GKS voor horeca uitbaters in het menu onder "registratie"
    Lees meer
  • Wie van de onderneming heeft toegang tot de registratiemodule ?

    De toegang tot de registratiemodule gebeurt via uw e-ID of burgertoken.

    Enkel de persoon die over de rol van wettelijk vertegenwoordiger beschikt, zal zich toegang tot de registratiemodule kunnen verschaffen en de registratieverplichtingen uitvoeren.

    Om te weten wie de wettelijke vertegenwoordigers van uw onderneming zijn, raadpleegt u de KBO. De Rechtbank van Koophandel is bevoegd voor het toekennen en wijzigen van de rol van wettelijke vertegenwoordiger van een vennootschap.

    Lees meer
  • Waarvoor gebruikt de horeca-uitbater de registratiemodule ?

    In eerste instantie gebruikt u de toepassing om aan de registratieplicht te voldoen die gepaard gaat met het in gebruik nemen van een GKS. Daarvoor registreert u volgende zaken in uw account:

    • de vestigingseenheden van uw onderneming waar een GKS wordt geïnstalleerd. Omdat de registratiemodule uw gegevens kopieert uit het KBO, is het noodzakelijk dat al uw vestigingseenheden correct geregistreerd staan in het KBO. U richt zich daarvoor tot een ondernemingsloket. Een overzicht van de ondernemingsloketten en hun contactgegevens vindt u op de site van de FOD Economie via deze link.
    • U bevestigt welke GKS-onderdelen in uw zaak werden geïnstalleerd door uw verdeler via 'levering accepteren'. Dat doet u nadat u de serienummers van de geleverde toestellen heeft vergeleken met de serienummer van elk GKS-onderdeel die u door de leverancier in de registratiemodule werden toegewezen.
    • U koppelt voor elke vestiging de geleverde FDM aan de geleverde kassa
    • Met de aanvraag van een VSC, koppelt u de facto alle GKS-onderdelen aan de betreffende vestiging van uw onderneming

    Daarnaast omvat de registratieplicht ook het beheer van de individuele GKS-onderdelen naar de toekomst toe. Dat betekent dat u voor elk afzonderlijk GKS-onderdeel volgende zaken zult registreren :

    • Verkoop
    • Buitengebruikstelling
    Lees meer
  • Vanaf wanneer zal ik een VSC-kaart kunnen aanvragen?

    De online applicatie waarmee u uw VSC-kaart kunt aanvragen, is beschikbaar sinds 02.12.2013.

    Het aanvragen van een VSC is de allerlaatste stap van uw registratieproces, en is pas mogelijk nadat :

    • uw leverancier effectief een kassa en FDM in uw zaak plaatste, zodat u de geleverde serienummers kunt vergelijken met deze die u in de registratiemodule door uw leverancier werden toegewezen
    • u de levering als correct accepteerde in de registratiemodule
    • u in de registratiemodule de kassa en de FDM aan elkaar koppelde
    Lees meer