Hoe werkt het ?

  • Wat moet ik doen wanneer het tijdstip van uitreiking van het GKS-ticket niet overeenkomt met het tijdstip van opeisbaarheid van de belasting?

    Particuliere klanten: incasseringsprincipe

    Wanneer (catering)diensten worden verricht voor een particulier, wordt de btw pas opeisbaar bij de incassering van de prijs, zelfs als er vrijwillig gefactureerd wordt.

    Indien de klant nog niet betaald heeft op het einde van de aangifteperiode waarin het evenement plaatsvond, mag de handeling in mindering worden gebracht van de omzet die resulteert uit de GKS-dagrapporten, om het omzetbedrag dat moet worden opgenomen in de btw-aangifte, te bepalen.

    In de aangifteperiode waarin u de betaling ontvangt, moet u de handeling opnieuw bij de omzet resulterend uit de GKS-dagrapporten tellen om uw btw-aangifte in te vullen.

    U mag ook besluiten de btw voortijdig te voldoen aan de Schatkist. In dat geval hoeven bovenstaande correcties niet te gebeuren.

    Ontvangst van een voorschot

    Strikt genomen moet er geen GKS-ticket worden uitgereikt bij de ontvangst van een voorschot, omdat de levering van goederen nog niet heeft plaatsgevonden of de dienst nog niet voltooid is. De betaling van een voorschot maakt de btw echter opeisbaar en moet dus opgenomen worden in de btw-aangifte.

    Elk voorschot moet daarom in het GKS worden geregistreerd. Op deze manier kan de omzet uit de dagrapporten van het GKS, zonder correcties te moeten verrichten, opgenomen worden in de btw-aangifte.

    Het GKS-ticket, dat wordt aangemaakt bij het intikken van het voorschot, moet worden uitgereikt aan de klant. Het is voldoende dat het ticket wordt uitgereikt samen met het ticket dat de levering van goederen of de voltooiing van de dienst vaststelt.

    Lees meer
  • Wat met bongobonnen, cadeaucheques, all-in menu's en dergelijke meer?

    Cadeaucheques en -bonnen

    Bij de verkoop van zogenaamde Multi Purpose Vouchers (MPV), weet u op voorhand niet wat de klant met deze bon zal kopen. U weet dus niet welk btw-tarief van toepassing zal zijn.

    Bijgevolg kunt u zo'n cadeaucheque op het ogenblik van verkoop niet intikken op het GKS. Evenmin kunt u de verkochte bon opnemen in de btw-aangifte.

    Pas wanneer de cheque wordt ingeruild, weet u de verdeling van het bedrag van de cheque per btw-tarief. Op dit ogenblik tikt u de handeling in op het GKS en neemt u ze op in de btw-aangifte.

    All-in menu's: opdelen van een menuprijs per btw-tarief

    Als u met globale menuprijzen werkt, waarin zowel dranken als maaltijd vervat zitten, mag u de globale menuprijs opsplitsen. Wenst u deze opsplitsing niet te maken, dan moet het geheel belast worden tegen het hoogst toepasselijke btw-tarief.

    Standaard menutype 'all-in' met drie of meer gangen

    Conform de bepalingen van beslissing E.T. 117.557 van 23 december 2009, aanvaardt de Administratie een coëfficiënt van 35 % voor de dranken.

    Let op!

    Deze prorata geldt niet voor andere all-informules waarin bijvoorbeeld ook sterke dranken en champagne of alle dranken na middernacht begrepen zijn. Deze coëfficiënt is bovendien niet dwingend. Zolang u de gehanteerde opdeling per btw-tarief kunt rechtvaardigen met bewijsstukken, mag u van deze coëfficiënt afwijken.

    Voorbeeld:
    Globale menuprijs = 50 incl. btw
    U tikt op het GKS:
    Dranken menu à 21 % btw = 17,5 incl. btw
    Maaltijd menu à 12 % btw = 32,5 incl. btw

    Andere menutypes

    U moet het menu uitsplitsen, waarbij de verschafte dranken moeten overeenstemmen met de normale waarde ervan. Dit is de prijs die de klant zou betalen bij afzonderlijke afname ervan.

    Indien alle onderdelen van het menu ook apart verkrijgbaar zijn, kan het menu op deze wijze eenvoudig worden opgesplitst.

    Wordt er een korting toegekend op het menu in vergelijking met de afzonderlijk te verkrijgen elementen, dan moet de korting evenredig op alle onderdelen van het menu worden toegepast.

    Kortingen allerlei

    Kortingen zijn als aparte activiteitenlijn in het GKS registreerbaar.

    Lees meer
  • Is het systeem bruikbaar voor mensen met een visuele handicap?

    Alle hulpmiddelen die op de markt verkrijgbaar zijn, kunnen ook worden toegepast op een GKS. Bespreek dit zeker met uw verdeler bij aanschaf of aanpassing van uw systeem.

    Lees meer
  • Hoe GKS gebruiken voor cateringdiensten, evenementen, horeca-activiteiten op locatie,…?

    Aspect: Tijdstip van uitreiking van het kassaticket

    Het GKS-ticket moet worden uitgereikt bij de voltooiing van de dienst of van de levering van de goederen.

    In het geval van een cateringdienst moet het GKS-ticket dus in principe uitgereikt worden op het einde van het evenement. Praktisch gezien is dit niet altijd mogelijk. Daarom aanvaardt de administratie de volgende afwijkende regeling.

    U hoeft geen GKS-ticket uit te reiken bij de voltooiing van de dienst wanneer dit praktisch niet mogelijk is, op voorwaarde dat:

    • de handeling op voorhand werd geregistreerd op het GKS ter waarde van de offerte, bestelbon of geschatte waarde;
    • eventuele correcties als eerstvolgende handeling na het evenement op het GKS worden geregistreerd;
    • beide kassatickets worden uitgereikt aan de klant, eventueel samen met de factuur en uiterlijk op de 15de dag van de maand volgend op die waarin de cateringdienst plaatsvond.

    Voorbeelden: Toepassingen voorschotten en optionele afwijkende regeling catering

    Een cateraar ontvangt een voorschot van 300 euro voor een communiefeest. De cateraar tikt het voorschot in op het GKS, aangezien de btw opeisbaar wordt en het voorschot moet worden opgenomen in de btw-aangifte.

    De cateraar registreert de handeling op het GKS, vóór vertrek naar het feest, ter waarde van de offerte. Voor een offerte van 1.000 euro, moet nog 700 euro ingetikt worden, rekening houdend met het reeds betaalde voorschot. Hierdoor wordt het communiefeest onherroepelijk vastgelegd in het GKS.

    Scenario 1:

    Na afloop van het communiefeest, stelt de cateraar vast dat de offerte van 1.000 euro correct is. Er hoeven dus geen correcties meer te worden opgenomen in het GKS. De twee GKS-tickets (van 300 en 700 euro) moeten worden uitgereikt aan de klant, bijvoorbeeld op het einde van het feest en uiterlijk de 15de dag van de maand volgend op die waarin de cateringdienst plaatsvond. Aangezien de klant een particulier is, mag er een factuur worden uitgereikt, maar is dit niet verplicht.

    Scenario 2:

    De cateraar stelt vast dat er meer personen aanwezig zijn op het communiefeest dan oorspronkelijk voorzien, waardoor er 200 euro extra moet worden betaald. Na afloop van het communiefeest, maar als eerstvolgende handeling (bijvoorbeeld de ochtend na het feest), registreert de cateraar deze bijkomende 200 euro in het GKS.

    De drie GKS-tickets (van 300, 700 en 200 euro) moeten worden uitgereikt aan de klant, uiterlijk de 15de dag van de maand volgend op die waarin de cateringdienst plaatsvond. Aangezien de klant een particulier is, mag er een factuur worden uitgereikt, maar is dit niet verplicht.

    Opgelet!

    Indien, naast de GKS-tickets, ook een factuur wordt uitgereikt, moet het bedrag van de factuur in mindering worden gebracht van de omzet op te nemen in de btw-aangifte. Door het uitreiken van een factuur wordt de handeling namelijk twee keer opgenomen in de omzet, eenmaal in de dagrapporten van het GKS en eenmaal in het uitgaande facturenboek.

    Voorbeeld receptie en bijkomende diensten

    Een cateraar verzorgt een receptie voor een belastingplichtige met hapjes en dranken, inclusief bediening. Er wordt een forfaitair bedrag afgesproken voor de receptie die een aantal op voorhand overeengekomen uren duurt. Bovenop dit bedrag zullen eventuele supplementaire uren receptie, evenals de gepresteerde uren voor lossen, laden en transport worden aangerekend. Er moet een factuur worden opgemaakt voor het geheel die ter betaling zal aangeboden worden aan de belastingplichtige klant.

    Opnieuw kan de afwijkende regeling voor cateringdiensten toegepast worden. Op voorhand wordt het evenement op basis van de offerte ingetikt op het GKS. De eerstvolgende handeling na de receptie is het intikken van de supplementen in het GKS (supplementaire uren receptie, evenals de gepresteerde uren voor lossen, laden en transport).

    Er moet een factuur worden uitgereikt, aangezien de klant een belastingplichtige is. De uitreiking moet echter pas uiterlijk de 15de dag van de maand volgend op de handeling plaatsvinden. De twee GKS-tickets moeten ook binnen deze termijn worden uitgereikt en kunnen dus best aan de factuur worden gehecht.

    Opgelet!

    Het bedrag van de factuur moet in mindering worden gebracht van de omzet op te nemen in de btw-aangifte. Door een factuur uit te reiken, wordt de handeling namelijk twee keer opgenomen in de omzet, eenmaal in de GKS-dagrapporten en eenmaal in het uitgaande facturenboek.

    Voorbeeld evenement met drankbonnetjes

    U bent een feestzaaluitbater die verplicht is een GKS te gebruiken. In uw zaal gaat een evenement door waarop dranken enkel te verkrijgen zijn via drankbonnetjes.

    De organisator van het evenement verkoopt de bonnetjes aan de aanwezigen. U globaliseert na afloop van het evenement alle ingeruilde drankbonnetjes en rekent deze aan, aan de organisator. De organisator, alhoewel particulier, wenst een factuur te ontvangen waarin deze drankbonnetjes worden aangerekend.

    Deze situatie kan bekeken worden als een cateringactiviteit, waarvoor de afwijkende regeling voor cateringdiensten kan toegepast worden. Op voorhand wordt een ticket aangemaakt voor het bedrag van de offerte (er werd bijvoorbeeld geschat dat er 5.000 bonnetjes zouden worden verkocht). Na het tellen van de bonnetjes, worden de nodige correcties ingetikt (er werden bijvoorbeeld maar 4.500 bonnetjes verkocht). Beide tickets moeten aan de klant worden uitgereikt, eventueel samen met de factuur.

    Een factuur mag steeds worden uitgereikt, zelfs indien de klant een particulier is. De factuur kan echter het GKS-ticket nooit vervangen, zelfs niet als de factuur wordt uitgereikt op het moment waarop de dienst is voltooid.

    Opgelet!

    Indien, naast de GKS-tickets, ook een factuur wordt uitreikt, moet het bedrag van de factuur in mindering worden gebracht van de omzet op te nemen in de btw-aangifte. Door een factuur uit te reiken, wordt de handeling namelijk twee keer opgenomen in de omzet, eenmaal in de GKS-dagrapporten en eenmaal in het uitgaande facturenboek.

    Voorbeeld VIP-arrangement op locatie

    Er wordt een diner georganiseerd vóór een voetbalmatch in de vipruimte van een voetbalstadion. Er werd voor 480 personen besteld. Er wordt een forfaitaire prijs gehanteerd. Een uur voor aanvang komt er een bijkomende reservatie binnen voor 5 personen.

    De afwijkende regeling voor cateringdiensten kan worden toegepast. Op voorhand wordt de offerte voor 480 personen ingetikt op het GKS. De eerste GKS-handeling na het diner is het intikken van de supplementen voor 5 personen

    Indien de klant een belastingplichtige of een niet-belastingplichtige rechtspersoon is, moet er een factuur worden uitgereikt. De uitreiking moet echter pas uiterlijk de 15de dag van de maand volgend op de handeling plaatsvinden. De twee GKS-tickets moeten ook worden uitgereikt en kunnen dus best aan de factuur worden gehecht.

    Lees meer
  • Is de smartcard verbonden aan de inrichting of aan het personeel dat er werkt?

    De smartcard wordt per inrichting gepersonaliseerd door deze te linken aan het btw-nummer van de inrichting.

    Ze wordt ingebracht in de fiscale datamodule en moet daar, eens geactiveerd, eigenlijk niet meer worden uitgehaald.

    U zult over evenveel smartcards beschikken als u controlemodules in uw etablissement staan heeft.

    Het aantal personeelsleden van een onderneming speelt in het kader van de GKS-regelgeving op geen enkel ogenblik een rol.

    Lees meer
  • Wat met randapparatuur zoals handheldpockets?

    Als uw handheld pockets in het netwerk werden geschakeld, is er geen enkel probleem.

    Alles wat u intikt via netwerkgeschakelde randapparatuur wordt geregistreerd in de controlemodule.

    Vraag uw installateur om de nodige ondersteuning voor de inschakeling van uw randapparatuur in uw netwerk.

    Lees meer
  • Kan de fiscale datamodule virtueel zijn? Kan deze zich "in the cloud" bevinden?

    Neen.

    De datamodule(s) moet(en) zich in uw zaak bevinden.

    Lees meer
  • Mag het journaal bewaard worden op een centraal backoffice systeem of moet het journaal verplicht op de kassa worden bijgehouden?

    Het elektronisch journaal moet uiteraard doorlopend worden geactualiseerd, maar mag bewaard worden op een back office systeem.

    Voor de administratie maakt dit niet uit, omdat zij ten allen tijde de correctheid van de gegevens kan verifiëren dankzij de fiscale datamodule.

    Lees meer
  • Mogen rapporten opgevraagd worden op een database op een centraal backoffice systeem of moeten ze op de kassa opgevraagd kunnen worden?

    U mag deze opvragen via het centraal backoffice systeem.

    Voor de administratie maakt dit niet uit, omdat zij ten allen tijde de correctheid van de gegevens kan verifiëren dankzij de data in de fiscale datamodule.

    Lees meer
  • Kunnen meerdere kassa’s aan één controlemodule aangesloten worden?

    Dit is afhankelijk van uw systeem.

    Het basisbeginsel is dat elke kassa over een fiscale datamodule beschikt.

    Maar servergebaseerde systemen hebben meestal één globaal elektronisch journaal. Bij deze systemen zou één controlemodule mogelijk moeten zijn.

    Vraag zeker na bij uw leverancier.

    Lees meer
  • Kan een factuur het GKS-ticket vervangen?

    Nee.

    Alle horeca-activiteiten moeten met behulp van het GKS geregistreerd worden. Precies om te garanderen dat alle handelingen ingetikt worden in het GKS, kan een GKS-ticket nooit vervangen worden door een factuur, zelfs niet wanneer deze wordt uitgereikt bij de beëindiging van de dienst.

    Ook als u een factuur uitreikt, moet u altijd een GKS-ticket uitreiken. Deze factuur moet u opnemen in uw uitgaand facturenboek. Als u uw btw-aangifte invult, moet u deze transactie dan wel in mindering brengen van de totale omzet zoals die door het GKS werd opgeslagen in de fiscale datamodule. Dit om te vermijden dat de transactie tweemaal wordt opgenomen in uw btw-aangifte.

    Is uw klant een belastingplichtige of een niet-belastingplichtige rechtspersoon, dan bent u verplicht - naast het GKS-ticket - ook een volledige factuur uitreiken, uiterlijk de 15de van de maand na die waarin de belasting opeisbaar is geworden.

    Lees meer
  • Wat met mijn btw-bonnetjes eens ik een GKS gebruik?

    Als u een GKS-ticket uitreikt, moet u geen papieren btw-bonnetje meer uitreiken. De btw-bonnetjes die u nog hebt, bewaart u best. Ze kunnen nog van pas komen bij technische problemen.

    Wat te doen bij elk technisch probleem?

    Lees meer
  • Wat is het verschil tussen werken met een btw-bonnetje en een GKS-ticket?

    Een btw-bonnetje of een GKS-ticket moet aan de klant worden uitgereikt om aan te tonen welke handelingen u verrichtte en hoeveel btw er werd op betaald. Btw-bonnetjes en GKS-tickets dienen dus voor de administratie als controledocumenten.

    Btw-bonnetje

    Het papieren btw-bonnetje bestelt u bij een erkende drukker. U moet het btw-bonnetje uitreiken voor het verschaffen van maaltijden en bijhorende dranken. De dubbels van de bonnetjes bewaart u. U houdt ook een dagboek van ontvangsten bij waarin u dagelijks de nummers noteert van de btw-bonnetjes die u die dag uitreikte.

    Het papieren btw-bonnetje kan vervangen worden door een volledige factuur mits deze factuur aan de klant wordt uitgereikt bij het beëindigen van de dienst. De klant moet dus uw zaak verlaten met de factuur op zak.

    GKS-ticket

    Alle horeca-activiteiten moeten met behulp van het GKS geregistreerd worden. Het afgedrukte ticket wordt uitgereikt aan de klant. Precies om te garanderen dat alle handelingen ingetikt worden in het GKS, kan een GKS-ticket nooit vervangen worden door een factuur, zelfs niet wanneer deze wordt uitgereikt bij de beëindiging van de dienst.

    Omdat een GKS al uw handelingen registreert en bewaart, zult u geen btw-bonnetje meer moeten uitreiken of dagboek van ontvangsten moeten bijhouden. Heeft u meerdere inrichtingen, moet u wel nog een centralisatiedagboek bijhouden. Bovendien moet u dagelijks rapporten aanmaken met behulp van de kassa. Op basis van de rapporten die de kassa kan aanmaken, kunt u op een eenvoudige manier uw btw-aangifte (maand- of kwartaalaangifte) invullen

    Voorbeeld

    U bent een bakker met een verbruikssalon die minstens 25.000 euro van zijn omzet realiseert uit restaurant- of cateringdiensten? Dan moet u een GKS-tickets uitreiken voor al uw verkopen, zowel in het verbruikssalon als in de bakkerij.

    Bereikt u de 25.000 euro niet, dan moet u enkel voor de maaltijden en de bijhorende dranken verschaft in het verbruikssalon een btw-bonnetje uitreiken. Voor wat u in de bakkerij verkoopt, moet u geen btw-bonnetje uitreiken.

    Lees meer
  • Wat staat er op een GKS-ticket?
    • de vermelding “BTW-KASTICKET”
    • naam of maatschappelijke benaming, adres en btw-nummer van de belastingplichtige
    • de datum en het uur van de uitreiking
    • doorlopend ticketnummer uit een ononderbroken reeks
    • de identificatie van de gebruiker
    • geregistreerde handelingen (PLU-omschrijving, aantal, verschuldigde prijs en verwijzing naar erop toepasselijk btw-tarief), waarbij eveneens de corrigerende handelingen (annulaties, correcties, …) worden bedoeld, die niet in een afzonderlijk ticket zijn opgenomen
    • maatstaf van heffing per toepasselijk btw-tarief
    • het bedrag van de verschuldigde btw
    • de korting en teruggegeven bedragen
    • identificatie van de kassa, indien de belastingplichtige gebruik maakt van meerdere kassa’s
    • het algoritme dat door het kassasysteem wordt aangemaakt op basis van alle PLU-gegevens op het ticket

    Deze vermeldingen zullen automatisch worden aangemaakt door het GKS.

    Lees meer
  • Wat doet een GKS?

    De controlemodule ontvangt de gegevens van alle handelingen die u intikt op de kassa. Bij het opmaken van de rekening versleutelt de smartcard de gegevens. Er wordt een digitale handtekening aangemaakt die wordt afgedrukt op het GKS-ticket. Alle gegevens worden bewaard in de controlemodule.

    Elke poging tot wijziging van de gegevens in de controlemodule wordt bij controle van de gegevensreeksen gedetecteerd.

    Dat betekent niet dat u geen fouten kan rechtzetten. Via uw tafelbeheer is het perfect mogelijk fout getikte gegevens te verwijderen, aan te passen of bestelde items te wijzigen als de klant van idee verandert.

    Alle wijzigingen of verwijderingen in de bestelling, zullen echter ook opgeslagen zijn in de controlemodule. Ze zijn bijgevolg zichtbaar op het GKS-ticket van de klant.

    Lees meer
  • Wat is een GKS?

    Een GKS bestaat uit een kassa, een controlemodule en een gepersonaliseerde kaart.

    De correcte term voor de kaart is een Vat Signing Card (VSC). In de volksmond hoort u ook wel eens spreken van ‘de smartcard’.

    Pas met zo’n kaart in de controlemodule, heeft u een operationeel systeem.

    Wilt u weten waar u zo'n systeem koopt?
    Wilt u weten hoe u uw smartcard bekomt?

    Lees meer