Que se passe-t-il pour les cantines d’entreprises?

Une entreprise peut être dispensée de la délivrance d’un document de contrôle dans la cantine d'entreprise lorsque l'ensemble des conditions suivantes sont satisfaites :

  1. L'activité de l'entreprise dans laquelle se trouve la cantine n'est pas une activité horeca.
  2. La cantine n'est accessible qu'aux membres du personnel de l'entreprise et éventuellement à ceux d'une entreprise liée. Les personnes qui, via un contrat d’outsourcing, sont mises à disposition de l’outsourcer à moyen ou à long terme (par ex. en matière d’IT), peuvent également être considérées, en ce qui concerne l’utilisation de la cantine, comme des membres du personnel (d’une entreprise liée). Les invités de l'entreprise peuvent également utiliser la cantine d’entreprise mais dans une mesure très restreinte (un maximum de 5% du chiffre d'affaires hors TVA de la cantine d’entreprise peut être réalisé grâce à ces invités).
  3. La cantine d’entreprise n'est accessible que durant les heures de travail.

Cette dispense de délivrance d’un document de contrôle n'est applicable que dans la relation entre l'entreprise et son personnel tel que décrit au deuxième tiret ci-dessus.  L’assujetti (par ex. le traiteur) qui fournit à son tour les repas à l’entreprise visée n’est pas dispensé des obligations relatives au SCE (voir deuxième exemple ci-dessous).

 

Exemple 1

Mon entreprise dispose d’une cantine d’entreprise et emploie du personnel pour s’occuper des achats, de la préparation et du service des repas. En d’autres mots, c’est mon entreprise elle-même qui effectue la prestation de services de restaurant.

Lorsque les trois conditions sont remplies, mon entreprise n’est pas tenue d’installer un SCE.  Mon personnel ne doit recevoir ni tickets d’un SCE, ni souches TVA.

Mon entreprise doit tenir un journal des recettes et procéder aux inscriptions sur base de pièces justificatives datées, selon les règles ordinaires fixées aux articles 14 et 15 de l’arrêté royal n°1.

Exemple 2

Mon entreprise dispose d’une cantine d’entreprise accessible aux membres du personnel mais fait appel à un tiers pour l’exploitation de ce restaurant. Lorsque les trois conditions qui précèdent sont remplies, aucun ticket de caisse d’un SCE ni aucune souche TVA ne doivent être délivrés aux membres du personnel qui utilisent la cantine d’entreprise.

Le tiers, dont l’activité professionnelle consiste à fournir des services de restaurant et de restauration, doit, selon toute probabilité, mettre un SCE en service après application de la règle des 25.000 euros.  Or, le chiffre d’affaires total doit toujours être repris dans le système de caisse.

Le tiers reprend donc toujours le prix total des opérations effectuées dans la cantine d’entreprise dans son SCE, peu importe que les membres du personnel acquittent eux-mêmes la totalité du prix ou que mon entreprise intervienne dans celui-ci.  Le ticket doit être délivré au moment de l’achèvement du service.  Il est admis de ne confectionner qu’un seul ticket par jour, pour le montant journalier total reprenant à la fois le prix payé par le membre du personnel et l’intervention de mon entreprise.

Pour le repas, le tiers encaisse, par exemple, 3 euro du membre du personnel alors que mon entreprise y contribue également pour 5 euro.  Tant les 3 euro que les 5 euro doivent être repris dans le SCE du tiers.

Pour le repas, le tiers encaisse, par exemple, 8 euro auprès de mon entreprise et je m’arrange ensuite moi-même avec mon membre du personnel.  Le montant de 8 euro est repris dans le SCE du tiers.

Le tiers a, en outre, l’obligation de me délivrer une facture pour mon intervention dans le prix, au plus tard pour le 15ème jour du mois qui suit celui au cours duquel les opérations ont été effectuées.  A titre de tolérance supplémentaire, il est admis que les tickets confectionnés quotidiennement au moyen du SCE ne me soient délivrés que pour cette même date ultime, en les annexant à la facture.  Mon entreprise reçoit, par conséquent, une facture pour son intervention dans le prix, ainsi que les tickets du SCE pour le prix total (son intervention ainsi que les paiements des membres du personnel) à titre de document de contrôle.  Si mon entreprise n’intervient pas dans le prix et que les montants sont encaissés par le tiers auprès des membres du personnel, le tiers doit malgré tout délivrer à mon entreprise les tickets confectionnés par total journalier.  Il est admis de ne pas procéder à cette délivrance chaque jour mais de rassembler les tickets et de me les délivrer, par exemple, une fois par mois.

Le SCE du tiers peut être centralisé, et être tenu, par exemple, à son siège administratif.  Dans ce cas, aucun journal des recettes distinct ne doit être tenu pour les revenus de la cantine d’entreprise.